1. Controleprotocol

Controleprotocol voor de accountantscontrole van de jaarrekening 2027 van de provincie Drenthe en voor de rechtmatigheidsverantwoording van het College van Gedeputeerde Staten bij de jaarrekening 2027.
 

1. Samenvatting belangrijke afspraken uit dit controleprotocol, betrekking op Jaarrekening 2027.

• Goedkeuringstoleranties voor accountant (hoofdstuk 5.1):

• Rapporteringstolerantie voor accountant (hoofdstuk 5.1): 10% van de goedkeuringstolerantie.

• Verantwoordingstolerantie rechtmatigheidsverantwoording voor GS (hoofdstuk 5.2): goedkeuringstolerantie 2% en rapporteringstolerantie 10% van de goedkeuringstolerantie.

2. Inleiding

Dit controleprotocol heeft betrekking op het jaar 2027 zodat bij de start van het boekjaar 2027 het controleprotocol voor dat jaar is vastgesteld en de kaders voor de controle bekend zijn.

Het huidige contract met de externe accountant, BDO Accountants, loopt tot en met boekjaar 2026. Eind 2026 wordt een nieuwe Europese aanbesteding uitgezet voor de periode 2027-2034. Dit mondt begin 2027 uit in een nieuwe accountant.

Provinciale Staten (PS) gaan aan deze accountant de opdracht gegeven om de accountantscontrole, als bedoeld in artikel 217 van de Provinciewet, voor de provincie Drenthe uit te voeren. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van deze accountantscontrole moet PS echter nog een aantal zaken nader regelen, die op hoofdlijnen in dit controleprotocol staan.

Object van controle is de jaarrekening 2027 en daarmede tevens het financieel beheer over het jaar 2027, zoals uitgeoefend door of namens het College van Gedeputeerde Staten (GS) van Drenthe.

Met ingang van 1 januari 2023 is de Wet versterking decentrale rekenkamers van kracht geworden, waarmee de rechtmatigheidsverantwoording door GS is geïntroduceerd. Dit houdt in dat de accountant over boekjaar 2027 een getrouwheidsverklaring gaat afgeven. De rechtmatigheidsverantwoording van GS maakt deel uit van de jaarrekening en valt hierdoor onder de getrouwheidsverklaring van de accountant. De accountant toetst dat de informatie van GS in de rechtmatigheidsverantwoording:

• juist, toereikend en volledig is;
• geschikt is voor het doel waarvoor deze wordt verstrekt en
• geen ander beeld oproept, dan overeenkomt met de feiten

De verantwoordelijkheid voor de inhoud blijft bij GS. In dit controleprotocol zijn ook de nadere voorschriften voor de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen.

1. Doelstelling

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole en aan GS over de reikwijdte van de rechtmatigheidsverantwoording, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeuring- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2027 van de provincie Drenthe.

1. Wettelijk kader

De Provinciewet, artikel 217, schrijft voor dat PS één of meer accountants aanwijzingen kan geven, als bedoeld in BW2: artikel 393 lid 1, voor de controle van de in artikel 201 van de Provinciewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

In het kader van deze opdrachtverstrekking aan de accountant kan PS nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeuring- en rapporteringstoleranties. Tevens zal in de opdrachtverstrekking duidelijk aangegeven moeten worden welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer, onderwerp van de rechtmatigheidscontrole zal zijn.

Dit controleprotocol wordt in de vergadering van 11 november 2026 vastgesteld door PS. Met dit controleprotocol (waarin onder andere opgenomen de goedkeuring- en rapporteringstolerantie) stellen PS nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar 2027.

3. Algemene uitgangspunten voor de controle

Zoals in artikel 217 van de Provinciewet is voorgeschreven, is de controle van de in artikel 201 van de Provinciewet bedoelde jaarrekening, uitgevoerd door de door PS benoemde accountant(s), gericht op het afgeven van een oordeel over:

• dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en de samenstelling van het vermogen;
• dat de jaarrekening is opgesteld overeenkomstig de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 190 van de Provinciewet;
• dat het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is.

Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens Algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 217, zesde lid, van de Provinciewet (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO)), en de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NBA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.

Op 16 april 2025 zijn de wijzigingen in het BBV en de BADO, door middel van een publicatie in het Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden, vastgesteld. De wijzigingen gaan in met terugwerkende kracht naar 1 januari 2025. In de BADO, zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven voor zowel de accountant als GS.

Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het BADO dat de in de jaarrekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen "in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder provinciale verordeningen".

4. Positie en onafhankelijkheid van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC)

De VIC-medewerkers vallen bij de provincie Drenthe sinds juli 2023 onder de stafafdeling Unit Control. Deze stafafdeling werkt onder de verantwoordelijkheid van de concerncontroller. De concerncontroller rapporteert rechtstreeks aan de directie en heeft de mogelijkheid rechtstreeks aan GS te rapporteren. Hiermee beschikt de VIC over voldoende positie en instrumentarium om haar controlewerkzaamheden onafhankelijk uit te voeren.

5. Te hanteren goedkeuring- en rapporteringstoleranties
   1. Toleranties voor accountant

De accountant accepteert bij de controle bepaalde toleranties en richt zijn controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyses, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties.

Op 16 april 2025 zijn de wijzigingen in het BBV en de BADO, door middel van een publicatie in het Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden, vastgesteld. De wijzigingen zijn met terugwerkende kracht ingegaan per 1 januari 2025. In de BADO, zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. PS mogen de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. PS stellen vast dat voor de externe accountant van de provincie Drenthe voor controlejaar 2027 de minimumeisen gelden:

Fouten spreken voor zich. Onzekerheden zijn minder hard kwantificeerbaar. Op basis van de werkelijke lasten in de jaarrekening 2027 worden de definitieve tolerantiegrenzen voor 2027 bepaald. Om een beeld te geven hoe het eruit kan zien een rekenvoorbeeld op basis van de gegevens uit de jaarrekening 2025.
Totale lasten exclusief reservemutaties 2025 € 381.590.122, dit is de berekeningsgrondslag.

• totale fouten en onzekerheden kleiner dan of gelijk aan ca. € 7,6 miljoen: goedkeurende verklaring;
• totale fouten en onzekerheden tussen ca. € 7,6 miljoen en ca. € 15,2 miljoen: verklaring met beperking;
• totale fouten en onzekerheden groter dan of gelijk aan ca. € 15,2 miljoen: verklaring oordeelonthouding/ afkeurend

Voor de rapporteringstolerantie stellen PS als maatstaf elke fout of onzekerheid groter dan of gelijk aan 10% van de fouten-goedkeuringstolerantie. Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren (professional judgement). De weging van fouten en onzekerheden vindt ook plaats op basis van professional judgement. Op basis van voorgaande rekenvoorbeeld is de rapporteringstolerantiegrens dan € 763.000.

De accountant richt de controle in, rekening houdend met de rapporteringstolerantie om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen.

1. Toleranties voor GS

De verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording door GS bedraagt wettelijk ten hoogste 2% van de totale lasten van het controlejaar exclusief de toevoegingen aan de reserves. Om harmonie in de controle te houden worden de GS-grenzen gelijkgesteld aan de accountantsgrenzen, dus goedkeuringstolerantie 2%. Op basis van de werkelijke lasten in de jaarrekening 2027 wordt de definitieve grens voor betreffend jaar bepaald. Op basis van voorgaande rekenvoorbeeld is de grens om fouten te rapporteren € 763.000 en beperkt toe te lichten, zodra de grens van € 7,6 miljoen is overschreden moet het uitgebreid worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

6. Reikwijdte controle

De accountantscontrole op getrouwheid voor de jaarrekening 2027 is gericht op 6 criteria. GS legt hierover, in haar rechtmatigheidsverantwoording geen verantwoording af. Het gaat om de criteria calculatiecriterium, valuteringscriterium, adresseringscriterium, volledigheidscriterium, aanvaardbaarheidscriterium en leveringscriterium.

De rechtmatigheidsverantwoording van GS voor de jaarrekening 2027 is gericht op 3 criteria, zijnde begrotingscriterium, ‘misbruik & oneigenlijk gebruik’-criterium en voorwaardencriterium.

De controle voor het boekjaar 2027 is limitatief gericht op: naleving van wettelijke kaders, zoals opgenomen in het normenkader 2027. In het normenkader 2027 staan limitatief de wet- en regelgeving die wordt getoetst bij de controle van de jaarrekening. Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Als en voor zover bij de controle materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd, worden deze in de rapportage en oordeelweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door Provinciale Staten (PS) of hogere overheden vastgestelde regels betreft. Met andere woorden: interne regels van college naar ambtelijke organisatie, GS-besluiten, vallen daarbuiten. Wel worden in de controle betrokken kaderstellende GS-besluiten, met financiële beheershandelingen, die verplicht zijn gesteld door hogere regelgeving of PS-besluiten c.q. verordeningen. Als het opstellen en nemen van een collegebesluit verplicht is gesteld, wordt getoetst of het voorgeschreven besluit daadwerkelijk door het college is genomen. Als wet- en regelgeving ook inhoudelijke eisen aan het collegebesluit stelt, wordt ook gecontroleerd of aan deze eisen is voldaan.

7. Rapportering door accountant en GS
   1. Interim-controle door accountant

In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een interim-controle uitgevoerd. Deze controle is gericht op de interne beheersing van belangrijke bedrijfsprocessen en een voorbereiding op de jaarrekeningcontrole. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag (managementletter) uitgebracht aan GS. Bestuurlijk relevante zaken worden, op grond van de overeengekomen rapportagewensen, ook aan PS gerapporteerd.

1. Verslag van bevindingen en controleverklaring door accountant

In overeenstemming met de Provinciewet wordt over de jaarrekeningcontrole een accountantsverslag uitgebracht aan PS en in afschrift aan GS. In het accountantsverslag wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw financieel beheer en een getrouwe verantwoording daarover waarborgen. Tevens geeft de accountant zijn bevindingen over de juistheid en volledigheid van de rechtmatigheidsverantwoording. De controleverklaring geeft het oordeel van de accountant weer over de gepresenteerde financiële gegevens in de jaarrekening.

1. Rapportering aan GS door VIC

De VIC stelt per gecontroleerd proces een controle memo op, deze memo’s zijn voor de verantwoordelijke themamanagers en worden, als nodig, met ze besproken. De meest belangrijke bevindingen uit deze memo’s worden opgenomen in de rapportages van de VIC aan directie en GS.

Rondom de start van de interim-controle door de accountant, rapporteert de VIC aan GS over de uitkomsten van haar controlewerkzaamheden ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording. Rond de start van de jaarrekeningcontrole van de accountant zal de VIC haar bevindingen rapporteren aan de directie zodat verbeteracties en/ of aandachtspunten in de organisatie kunnen worden uitgezet. GS ontvangt per jaareinde alle bevindingen verwerkt in de rechtmatigheidsverantwoording. Mocht het beeld significant afwijken van de stand per ‘interim-controle’ dan zal ook nog afzonderlijk gerapporteerd worden aan GS.

De controle memo’s per proces, de aan GS-interim rapportage, de aan directie jaareinde rapportage en de rechtmatigheidsverantwoording gaan ook naar de accountant. De accountant gebruikt deze rapportage voor de start van haar controles en haar risicoanalyse.    

1. Controleverklaring en rechtmatigheidsverantwoording

In de controleverklaring 2027 wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de getrouwheidscontrole weergegeven door de accountant. De controleverklaring is bestemd voor PS, zodat PS de door GS opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

Over het jaar 2027 legt GS via de rechtmatigheidsverantwoording aan PS verantwoording af over de rechtmatigheid. In deze verantwoording zullen de aspecten die samenhangen met het begrotingscriterium, het misbruik & oneigenlijk gebruikcriterium en het voorwaardencriterium worden weergegeven. De bevindingen naar aanleiding van de controles die de VIC gedurende 2027 uitvoert, zijn de basis en de onderbouwing voor de rechtmatigheidsverantwoording.

In de paragraaf bedrijfsvoering worden de fouten die genoemd zijn in de rechtmatigheidsverantwoording beschreven wanneer deze boven de rapporteringsgrens liggen. Hieraan worden ook beheersmaatregelen gekoppeld om deze fouten in de toekomst (proberen) te voorkomen.