Interne dienstverlening en informatiehuishouden

Interne Dienstverlening
Wij zorgen voor goede facilitaire ondersteuning van de organisatie. De werkomgeving draagt bij aan de gezondheid en productiviteit van onze medewerkers. We voeren een duurzaam en kostenbewust beleid voor: huisvesting, beveiliging, receptie, catering, schoonmaak, chauffeursdiensten, grafische diensten, vastgoedbeheer en de servicedesk.
Informatiehuishouden
Wij ondersteunen medewerkers en teams met hun informatievoorziening. Zo kunnen zij hun werk efficiënt en eigentijds uitvoeren. We zorgen voor een betrouwbare, veilige en beschikbare ICT- infrastructuur. We werken aan een sterke digitale basis. Daarvoor stemmen we mens, technologie, processen en organisatie goed op elkaar af. We doen dit vanuit vier werkvelden: Informatie, Informatiebeheer, Data en Automatisering. We versterken onze informatiehuishouding verder. Wij passen innovatieve technologieën, zoals kunstmatige intelligentie (AI), toe en gebruiken data structureel bij het ontwikkelen van beleid. Dit doen wij veilig en verantwoord.

In ons vastgoedbeleid is vastgelegd dat de provincie vastgoed beheert voor de eigen bedrijfsvoering of wanneer het bijdraagt aan het realiseren van beleidsdoelstellingen. We werken aan het verder verbeteren van het beheer. Daarbij richten we ons ook op het verduurzamen van ons vastgoed, met speciale aandacht voor het terugdringen van het energieverbruik. We maken daarbij zoveel mogelijk gebruik van natuurlijke onderhoudsmomenten, zodat verduurzaming efficiënt en doelmatig wordt uitgevoerd

In 2027 blijft de provincie werken aan het verbeteren van de kwaliteit van de interne dienstverlening. Daarbij is er bijzondere aandacht voor duurzaamheid, innovatie, werkplezier en maatschappelijke impact, onder andere door het bieden van leer-werkplekken

Informatiebeheer is meer dan het goed ordenen, toegankelijk houden, vernietigen en bewaren van (archief) informatie volgens wettelijke eisen en termijnen. Informatie is niet slechts een grondstof voor het uitvoeren van processen maar vormt menigmaal de kern van het proces. Daarnaast worden vanuit de nieuwe archiefwet strengere eisen gesteld aan digitale duurzaamheid voor langdurig te bewaren informatie. Ook vanuit de Wet open overheid (Woo) worden strengere eisen gesteld aan het beheren van informatie waarbij bovendien de verplichting wordt gesteld bepaalde categorieën van informatie tijdig te publiceren.
We werken toe naar bovenstaande, door het implementeren van metadata, het actualiseren van het beleid en het opzetten van een informatieplattegrond. Daarnaast investeren we in middelen en mensen en op het versterken van het beheer in de Teams- en SharePoint omgevingen. We brengen langdurig te bewaren informatie(videotulen) over naar het E-Depot van het Drents Archief. Hiervoor stellen we onder andere een proces vast dat in de toekomst ook gebruikt kan worden bij het overbrengen van overige procesinformatie naar het Drents Archief. We lopen hiermee voorop in de regio en werken toe naar de inrichting van een bestendige digitale beheeromgeving voor de toekomst.

De provincie is een organisatie die veel informatie verwerkt. We zorgen ervoor dat medewerkers overal veilig kunnen werken met een moderne digitale werkplek. Onze informatiesystemen maken het mogelijk om de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar te stellen. Zo worden medewerkers optimaal ondersteund bij hun werkzaamheden. Het doel is om werkprocessen zo goed mogelijk te ondersteunen met digitale middelen, nu en in de toekomst.

Voor elke provinciale opgave, of het nu gaat om UNESCO, Natuur, Mobiliteit of Recreatie & Toerisme, is inzicht nodig om gericht te kunnen handelen. Met behulp van gegevens, kaarten en dashboards brengen we de staat van Drenthe in beeld. We signaleren trends, analyseren patronen en rekenen scenario’s door. Deze informatie wordt beheerd in een centrale digitale omgeving. Waar mogelijk stellen we de informatie openbaar beschikbaar, zodat we voldoen aan de eisen van een transparante overheid.
Het gebruik van data voor beleidsontwikkeling en monitoring is in opkomst. Dit helpt om aannames te onderbouwen met feiten. Dat draagt bij aan transparantie en meer begrip. Om dit mogelijk te maken werken we met modellen. Sommige modellen verklaren ontwikkeling op basis van actuele data en resultaten. Andere modellen zijn voorspellend: zij gebruiken representatieve data om scenario’s met meerdere variabelen en criteria door te rekenen. Vooral deze voorspellende modellen leveren veel meerwaarde, omdat ze betere onderbouwing geven voor beleidskeuzes

De provincie Drenthe werkt in lijn met de Nederlandse Digitaliseringsstrategie (NDS) aan een toekomstbestendige, samenhangende, structurele aanpak van digitalisering binnen de organisatie. Digitalisering vormt inmiddels een onmisbaar onderdeel van het dagelijks functioneren en ondersteunt het realiseren van maatschappelijke opgaven, het versterken van beleidsontwikkeling en het verbeteren van dienstverlening aan bestuur, inwoners en ondernemers.  
In 2027 werkt de provincie Drenthe verder aan het duurzaam verankeren van digitalisering in de organisatie. De nadruk ligt daarbij op het in gebruik nemen, doorontwikkelen en borgen van oplossingen die in de afgelopen jaren zijn opgebouwd, zodat deze structureel bijdragen aan de uitvoering van beleidsopgaven en de bedrijfsvoering.
We werken aan de volgende aandachtsgebieden:
I.   Cloud;
II.   Artificiële intelligentie (AI);
III.   Datagedreven beleidsontwikkeling;
IV.   Digitaal vakmanschap;
V.   Governance van informatievoorziening;
VI.   Digitale dienstverlening door uniform digitaal samenwerken;
VII.   Versterking van digitale weerbaarheid (NIS2) en autonomie.

1 Cloud
Op het gebied van cloud wordt het applicatielandschap verder gemoderniseerd. De provincie zet de migratie van bedrijfskritische systemen voort, met speciale aandacht voor het geografisch informatiesysteem (GIS). Tegelijkertijd wordt het aantal applicaties verder gerationaliseerd en wordt toegewerkt naar een toekomstbestendige cloudarchitectuur die flexibel, schaalbaar en veilig is.

II.   Artificiële intelligentie (AI)
Voor artificiële intelligentie ligt de focus op het doorontwikkelen en structureel inbedden van de bestaande AI-omgeving. AI-toepassingen worden verder geïntegreerd in werkprocessen binnen zowel de bedrijfsvoering als beleidsopgaven. Daarbij wordt ingezet op het vergroten van het gebruik door medewerkers, het versterken van kennis en vaardigheden en het verder uitwerken van concrete toepassingen, zoals de inzet van AI in vergunningverlening.

III.   Datagedreven beleidsontwikkeling
Datagedreven beleidsontwikkeling ontwikkelen we door naar een stabiele en breed toepasbare voorziening. Data wordt structureel ingezet bij beleidsontwikkeling, monitoring en evaluatie van opgaven. Beleidsafdelingen worden ondersteund bij het gebruik van data, waarbij meer samenhang ontstaat tussen datavraagstukken en analyses en data beter wordt benut voor sturing en verantwoording.

IV.   Digitaal vakmanschap
Het versterken van digitaal vakmanschap blijft een belangrijke randvoorwaarde. Er wordt ingezet op het verder ontwikkelen van digitale vaardigheden van alle medewerkers, zowel op basisniveau als verdiepend op onderwerpen. Hiermee wordt geborgd dat de organisatie de beschikbare technologie effectief kan benutten.

V.   Governance van informatievoorziening
De governance van de informatievoorziening wordt verder ingericht en versterkt. Digitalisering wordt meer structureel aangestuurd vanuit een centrale regierol, waarbij een duidelijke scheiding wordt aangebracht tussen beheer en vernieuwing. Hiermee wordt de samenhang tussen initiatieven vergroot en ontstaat meer grip op prioritering, uitvoering en doorontwikkeling.

VI.   Digitale dienstverlening door uniform digitaal samenwerken
Voor digitale dienstverlening wordt het zaaksysteem verder geïmplementeerd en doorontwikkeld. Werkprocessen worden verder gedigitaliseerd en gestandaardiseerd, zodat zaken als vergunningen, subsidies en Woo-verzoeken uniform en digitaal worden afgehandeld. Dit leidt tot betere vindbaarheid van informatie, hogere kwaliteit van dossiers en kortere doorlooptijden.

VII.   Versterking van digitale weerbaarheid (NIS2) en autonomie
Op het gebied van digitale weerbaarheid wordt de stap gezet van projectmatige implementatie naar structurele borging. Informatiebeveiliging wordt verankerd in de lijnorganisatie via een Information Security Management System (ISMS), een vaste controlcyclus en duidelijke verantwoordelijkheden. Tegelijkertijd wordt de monitoring van dreigingen ingericht en uitgevoerd via een SOC/SIEM-voorziening (een extern cybersecuritycentrum), zodat de provincie aantoonbaar voldoet aan de eisen uit wet- en regelgeving en haar digitale weerbaarheid structureel wordt versterkt.

Parallel aan het versterken van de digitale weerbaarheid verkent de provincie Drenthe de mogelijkheden om de digitale autonomie te vergroten. Daarbij wordt gekeken naar het verminderen van afhankelijkheden van leveranciers en het toepassen van alternatieven, zoals open standaarden en Europese oplossingen. Deze verkenning gebeurt gefaseerd en met oog voor continuïteit, veiligheid en kwaliteit.